Так сложилось, что уже в течение многих лет мне приходиться заниматься электронным документооборотом на промышленных предприятиях. И практически везде приходиться сталкиваться ситуацией, когда конструкторская и технологическая документация (далее я буду писать сокращенно КТД) в лучшем случае храниться на каком-либо сервере или на общем компьютере, а в худшем она храниться в папках пользователей.

Поиск необходимого документа в таких случаях может занимать длительное время. В этой статье я расскажу, как можно немного улучшить хранение и обработку КТД в электронном виде.

Для реализации подхода нам понадобиться один (два или три) файловых сервера которые в дальнейшем также будем называть электронный архив, необходимо иметь систему идентификации пользователей на сервере и их разграничение по группам. Пользователей необходимо разделит на функциональные группы, например, «Конструктора» (отдельного пользователя будем называть конструктор), «Архив» (отдельного пользователя будем называть архивариус), «Технологи» и т.д. Права групп будут описаны далее.

На сервере необходимо организовать три папки (при большом объеме информации или в других целях их можно разнести на другие сервера). Назвать папки, например, область 1, область 2, область 3. Можно именовать их по тем функциям, которые они несут, функции будут описаны далее.

Область 1 — область входящих файлов.
Область 2 – область хранения подлинников файлов.
Область 3 – область рабочих копий файлов.

Область 1 предназначена для размещения файлов находящихся в текущей работе над ними или готовых к переносу в другие области. Папки в этой области могут быть организованы, например, по фамилиям конструкторов. В этой области пользователи из группы «Конструктора» имеют право просматривать содержимое папок, записывать и читать файлы в своей папке. Пользователи из группы «Архив» в этой области имеют право просматривать содержимое папок, читать и удалять файлы во всех папках.

Область 2 предназначена для долговременного хранения файлов. С этой областью работают только пользователи из группы «Архив». Они перемещают файлы из области №1 в эту область и копируют из этой области в область №3. Папки в этой области организованы по номерам обозначений конструкторской документации.

Область 3 предназначена для долговременного хранения рабочих копий файлов. В этой области файлы могут подвергаться редактированию с целью изменения внутренних ссылок или добавления вспомогательных элементов, которые не изменяют конструктивные элементы. В данную область все имеют доступ на просмотр содержимого папок и чтение файлов. Пользователи, входящие в группу «Архив» имеют полный доступ. Папки в этой области организованы по номерам обозначений конструкторской документации.

Движение файлов будет проходить вот в такой последовательности:


А теперь права групп пользователей на эти области наглядно:


Прежде чем описывать правила переноса файлов между областями нужно каким-то образом идентифицировать готовые файлы и иметь механизм подтверждения того что файл не был исправлен в процессе работы с ним.

Чтобы реализовать это для каждого файла будем рассчитывать контрольную сумму, по какому либо алгоритму, например, по алгоритму MD5 (RFC 1321).

Теперь процесс переноса файлов может быть реализован по следующей схеме.
Конструктор по окончании процесса разработки–проверки-согласования КД объявляет файлы «готовыми», рассчитывает для них контрольные суммы и выкладывает их в область 1. Сообщает об этом группе «Архив».

Архивариус проверяет комплектность КД перемещает КД и файл контрольных сумм в область 2. При этом удаляет файлы в области 1. Архивариус копирует «готовые» файлы КД в область 3. После этого конструктор должен на своем компьютере также удалить эти файлы.
Делается отметка о том, что КД разработано и готово для дальнейшего использования.

Что дает такой способ:
1. Обеспечивается сохранность файлов КД.
2. Обеспечивается быстрый поиск КД.
3. Обеспечивается прозрачный и непротиворечивый механизм разработки КД.
4. ИТ службе легче делать копию на сервере чем делать копии файлов каждого пользователя.